Se estima que en el Perú hay unos 5 millones de usuarios de Internet y en el mundo más de 500 millones. El usuario promedio pasa casi una hora al día en su computadora y la principal actividad que realiza es enviar y recibir correos electrónicos. ¡Así es! El uso del correo electrónico es más importante que la navegación por la red. Aún aquellos que se rehúsan a navegar tienen una o dos cuentas de correo. ¿Debo priorizar en mi empresa el correo electrónico antes que la página web? Definitivamente SÍ.
La mayoría de gente tiene más de una cuenta de correo electrónico y por lo general nuestro proveedor de acceso a Internet es simultáneamente uno de nuestros proveedores de correo electrónico. Una cuenta de correo puede ser usada o administrada por un programa instalado en nuestras computadoras al cual le vamos “bajando” los correos, vía una página web o, incluso, mediante el celular o una tablet.
A caballo regalado…
Existen empresas que regalan cuentas de correo electrónico. Los tres proveedores más conocidos en el mundo son Google, Hotmail y Yahoo. En el Perú el más usado ha sido tradicionalmente Hotmail pero cada vez más gente usa el Gmail de Google. Pero, marcas aparte, existen tres razones por las que no es recomendable que una empresa use cuentas de correo electrónico gratuitas:
- El nombre de tu empresa, que se pone antes de la @ seguramente está tomado. Agregarás, por ejemplo, la palabra Perú: tramontesperu@hotmail.com o peor aúnbodegatramontesperu@hotmail.com
- Un proveedor gratuito no te dejará usar el nombre de tu empresa como dominio (@hotmail.com, @yahoo.com, @ gmail.com), por lo tanto, será obvio para todos tus clientes que la cuenta es gratuita. El efecto de una tarjeta de presentación con un correo gratuito es muy distinto a mostrar el nombre de tu empresa.
- Al ser gratuito no puedes exigir calidad ni soporte técnico y, eventualmente, el proveedor puede dejar de brindar el servicio sin mayor aviso. Si eso pasara tendrías que decirles a todos tus clientes que ya no usas ese correo y brindar uno nuevo. Incluso la propiedad de la información que transmites y almacenas, si se pierde o borra, no las podrás reclamar.
Los 10 mandamientos
- Usa una firma (máximo 6 líneas) con tu nombre, dirección, teléfono y página web, si ya la tienes.
- Configura tu programa de correo para que use sólo 65 caracteres por línea y así evitas la apariencia de que las oraciones se corten en forma desordenada.
- Trata de ser directo y al grano, de preferencia di lo más interesante en el primer párrafo.
- Sé muy cuidadoso con la redacción y la ortografía. También puedes optar por no poner tildes pero indicándolo en la firma (“se han omitido las tildes”).
- Usa modelos de correos para ahorrar tiempo (puedes tenerlos guardados como borradores), filtros para archivar automáticamente los mensajes repetitivos en folders y auto respuestas cuando estés de viaje.
- Haz un verdadero esfuerzo por contestarle en menos de 24 horas a tus clientes (casi nadie lo hace). Déjalos como “no leídos” hasta que no los contestes.
- Para que un enlace funcione debes poner el URL completo, es decir anteponer el http:// a las www. No envíes grandes adjuntos. Un archivo de más de 5 megas será un problema para quien lo reciba.
- Usa los “Emoticones” para evitar que tus frases sean mal interpretadas o cuando estás haciendo una broma. No uses MAYÚSCULAS pues, para muchos, eso es como gritar.
- Usa el ‘Asunto’ como si fuera el título de tu correo. Que sea adecuado y corto. Usa las palabras IMPORTANTE o URGENTE pero sin abusar.
- Envíate una copia a ti mismo de los correos importantes para su archivo y control. Puedes configurar esto para que se haga de forma automática.
